在实践中，缺失管理依据、未签署劳动合同、实施考核无书面依据、以业绩不达标辞退员工但没有依据、未缴纳社会保险费用等问题往往使用人单位在劳动争议案件中处于不利地位。员工入职是员工与用人单位建立劳动关系的起点，潜在风险较多，如用人单位从源头规范劳动用工管理将有利于减少劳动争议的发生或在劳动争议中减少败诉的风险。因此，员工入职的法律风险防范工作不可忽视，本文旨在从员工入职管理所需签署的法律文件出发帮助用人单位合理合规地做好劳动用工管理。
1.在经面试确定招录员工时，需要向该员工发出《录用通知》。
《录用通知》应载明录用时间、录用条件、试用期期间及试用期内的考核标准，介绍该员工可享有的公司福利等主要内容，并明确在录用时间内不予入职的法律后果。
该通知发出后，公司人力专员要及时与该员工进行确认，必要时对于该通知内容进行释明。
2.员工入职时，需要员工填写《入职申请表》《应聘登记表》，并提供证实其身份、岗位资格、过往经历的相关资料。
因实践中经常发生员工为订立劳动合同故意夸大事实、提供虚假信息，用人单位在员工入职时需要求其提供个人简历、身份证明、体检报告、离职证明、居住证明或所在工作地的亲属户口证明、学历学位证明及岗位所需职称、证书等相关证明材料。为防止虚假信息造成损害，对此用人单位可通过员工填写《入职申请表》《应聘登记》等形式规避风险，并明确要求其保证所提供信息的真实可靠，如提供虚假信息则构成欺诈，用人单位可依法解除劳动合同并不予经济补偿，且有权就因此而造成与岗位不符合而超岗位标准所支付的工资报酬予以返还。
3.员工入职时，需要向员工提供《劳动合同》文本，并要求其在一定期限（不得超过1个月）内签署，并交由员工签收。
劳动合同是保障员工实现劳动权益的重要法律形式之一，用人单位与员工建立劳动关系之后应及时签订书面的劳动合同，未签订劳动合同的，应在一个月内补签，否则用人单位应向员工每月支付二倍的工资。
对决定不录用或不愿意签订合同的员工，用人单位应予及时发出书面通知，并在入职未满一个月内及时予以辞退，以规避用人单位未签订劳动合同而导致双倍支付工资的法律风险。
4.员工入职时，还需要员工签收用人单位已有的《员工手册》、相关《规章制度》（特别是有关员工奖惩、福利、薪酬调整等制度）。
劳动法虽然规定了劳动者严重违反劳动纪律或用人单位规章制度的，用人单位可以解除劳动合同，但对于何谓“严重违反”没有作出详细、具体的规定，这就要在制度内加以界定、量化和细化。如在员工手册中或规章制度中对严重违规或重大损害行为的情形要有明确规定，同时对严重违法、严重失职、营私舞弊等进行量化。由劳动者阅读并留下其签收的证据，表明入职员工已收到《员工手册》并知晓相关内容，愿意遵照执行，便于日后用人单位以员工严重违反劳动纪律或规章制度为由解除劳动合同时进行举证。
5.员工入职时，还须让员工签收关于所入职岗位的《入职注意事项》《岗位职责》及考核标准等材料。
用人单位在设计录用条件时，应有量化的考核标准，具有可操作性，注重对员工能力的考核，明确绩效评估制度，明确考核标准、考核方式和方法，并将考核鉴定结果作为该员工是否符合岗位考核标准的证明。《入职注意事项》内应载明员工入职时间、工作地点、上下班时间、考勤办理、制度及工作流程等文档知识库的学习，以及入职引导书的办理与交还。《岗位职责》及考核标准材料应告知员工需完成的工作内容、工作条件等岗位信息及工作考核标准。
6.员工入职时，还需告知员工岗位的《薪资方案》并交由员工签收。
因业绩提成和绩效通常与公司经营和发展状况、员工的工作业绩等因素密切相关，若约定不明确，易引发争议。实践中，因大多数劳动合同往往仅约定工资总额未明确工资的具体组成部分或工资额有浮动区间导致实际工资发放金额不固定，在因薪资报酬产生争议时，双方是否在员工入职时签署《薪资方案》就显得尤为重要，《薪资方案》应约定工资结构的组成、计算标准、浮动区间、发放时间等。这是员工能够证明存在提成或绩效工资约定而用人单位无法提交已足额支付的凭证，亦是用人单位证明员工不符合相应的绩效支付条件的重要依据。特别是针对于加班工资计算、提成或奖金计算、工资的调整等均做出明确规定。
7.员工入职时，还需与用人单位签署《保密协议》或《竞业禁止协议》，以此保护公司的相关秘密或知识产权等权利。
针对高级管理人员、技术人员和其他涉及或可能涉及公司商业秘密或知识产权这类负有保密义务的岗位员工，用人单位应与其签署《保密协议》或《竞业禁止协议》。在保密协议中就保密内容、竞业限制期限和补偿金、违约金等作出约定，竞业限制的期限不得超过二年，补偿金不得低于劳动合同履行地最低工资标准（也可以考虑工资结构内将该补偿金单列，以确认其劳动合同期间内已经支付了竞业禁止补偿金及保密补偿金）。保密协议可约定员工在离职后需保守自己在用人单位工作期间知悉的商业秘密、涉密资料及知识产权等相关保密事项。
8.员工入职时，用人单位还须向员工发出《缴纳社会保险费用的通知》须告知其缴交社保的义务。
办理社会保险手续并依法缴纳相应的社会保险费系用人单位的法定义务，该强制性规定不因双方约定而免除。在入职时，用人单位应向员工发送《缴纳社会保险费用的通知》，告知员工和用人单位各自应缴纳的比例及不缴纳社会保险费用的后果。
9.对于管理层员工或对外沟通业务的员工，入职时还需要签署《廉政建设责任书》《员工行为准则》。
为响应国家的反腐倡廉建设，用人单位应健全公司内部监督约束管理机制，以加强员工的廉政意识和法制观念，规范公司经营活动，防止员工利用职务便利谋取不当利益，损害公司形象和利益。因此，员工入职时应要求其签署《廉政建设责任书》或《职场行为准则》，就使用公款公物、行为作风、奖惩规则等方面做出规定，承诺自觉接受公司（特别是审计监察部门）监督。
10.为使入职员工尽快熟悉岗位职责并融入团队，还需要向员工发出《入职引导》。
《入职引导》应告知入职员工对接其入职引导人，并由该引导人通过“传帮带”使员工尽快熟悉公司组织架构和规章制度、企业文化、各项工作流程等，必要时需要入职引导人为其制定专项入职培训计划，避免出现纠纷时员工以不知道相关工作内容、业务管理等为由规避自身责任。
11.上述文件签署完成后，用人单位还须提供《文件签收表》交由入职员工签收确认。
《文件签收表》需列举已交付、邮寄或电子发送给员工的全部入职法律文件并交由员工签字确认，同时载明关于员工本人已阅读、知悉用人单位提供的全部资料，同意遵守用人单位的规章制度和管理方式，并对因违反上述文件内容给用人单位所造成的一切经济损失自愿承担相应责任等相关内容。
另外，对于上述入职管理的法律文件，做到“一员工一档案”，交员工签收后的全部资料及时归档，并作为公司秘密等级保存，在员工离职后至少五年内不得随意销毁。
综上，企业用工管理是一个系统工程，不仅需要健全的制度体系，也需要配套相应的法律文书并成体系，建议企业在具体用工时由专业律师把关上述法律文件、审核相关规章制度并指导实操，最大限度减少劳动风险的发生。
法条链接
1.《劳动合同法》第八十二条第一款 用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。
2.《劳动合同法》第八条 用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。
3.《劳动合同法》第二十一条 在试用期中，除劳动者有本法第三十九条和第四十条第一项、第二项规定的情形外，用人单位不得解除劳动合同。用人单位在试用期解除劳动合同的，应当向劳动者说明理由。岗位考核标准是用人单位解除劳动合同的重要依据。
4.《劳动合同法》第二十三条 用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。对负有保密义务的劳动者，用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款，并约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。
5.《劳动合同法》第三十八条 用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：
（一）未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的；
（二）未及时足额支付劳动报酬的；
（三）未依法为劳动者缴纳社会保险费的；
（四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的；
（五）因本法第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的；
（六）法律、行政法规规定劳动者可以解除劳动合同的其他情形。
用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的，或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的，劳动者可以立即解除劳动合同，不需事先告知用人单位。